IBM-Studie: Organisation von E-Mails Zeitverschwendung?

In einem Vergleich unter mehreren hundert Nutzern, wurde das Auffinden einer gesuchten E-Mail analysiert. Im Ergebnis wurden die gesuchten E-Mails durchschnittlich dreimal schneller mit der integrierten Suchfunktion (17 Sekunden) gefunden, als durch das manuelle Durchklicken durch verschiedene Ordner und Unterordner-Strukturen (58 Sekunden). Im Fazit der Studie heißt es, dass das vorausschauende Verhalten letztlich nicht effizient wäre und die Erfolgsrate nicht steigern würde. Die Wahrscheinlichkeit die E-Mail überhaupt wieder zu finden unterscheide sich nicht zwischen beiden Arten der Suche.

Pedantische Ordnungshalter würden demnach weniger produktiv arbeiten und bis zu 20 Minuten ihres Arbeitstages mit dem Verwalten und Organisieren ihrer Ordner-Strukturen verbringen. Hochgerechnet auf typische Unternehmen mit hoher E-Mail-Kommunikation würde so ein hohes Arbeitspotenzial brach liegen. Die Angestellten sollten angewiesen werden verstärkt auf die Suchfunktion zu setzen und darüber hinaus einzelne Konversationen farblich in einem Gesprächsfaden zusammenzufassen. Dies würde insbesondere Arbeitsgruppen, die sich längere Zeit mit einem Thema beschäftigen, die Arbeit erleichtern.

Quelle: people.ucsc.edu